ビジネスマナー(1)

自己紹介

みなさん、このページを見てくださってありがとうございます!!私は入社5年目の転職希望者です。ちなみに男性です。最初は営業職で入社したのですが、2年目から事務職を希望したら秘書部に所属となり今に至ります。秘書部で4年働いて思うことは、会社の上の方々と関わることができて勉強になるし、会社がどういう風に運営されているのかが見渡せる部署なので楽しいということです。ただ、今の会社は社長が父親、秘書部長が息子、経理部長が娘婿・・・。家族経営のため、私たち秘書はビジネスというよりお世話といった感じです。社長と秘書部長は親子喧嘩してるし・・・。家族感が漂う、マッタリとした感じの秘書部なんですよね~。それはそれで、好きな人にはよいと思いますが、私には合わないと感じてきました。そんなこんなで、今すぐというわけではないのですが、転職するためのビジネススキルをもっと身につけようと思い、記録としてこういったサイトを作っています!私が作るので、秘書目線で書いていると思いますが、そのあたりはご了承ください(^^;)転職希望されている方の役に立てばいいなーと思います!!

ビジネススキルとは

ビジネススキルは、パソコンなどの技能を身に付けるだけではないんです。重要なビジネススキルは人によっても会社によっても様々ですけど、大きく分けると下記のようになります。

対人関連能力

対人関連能力は基本的なビジネススキルのことです。会社で仕事をする上で、人との関わりは切っても切り離せませんね。一部ですが、対人関連能力の内容について解説していきます。

コミュニケーション能力

ビジネスをおこなう上でのコミュニケーション能力は、「聞く能力」「話す能力」から成ります。コミュニケーションが円滑になると信頼関係が深まります。ここで、「聞く能力」「話す能力」を含めたコミュニケーションにおける重要点をまとめました。

聞く能力
相手の話を聞いてきちんと理解する、相づちを打つ、相手の話に同意して安心感を与えることなどが非常に大切です。特に、聞くときは否定的な素振りを見せるのはNG!!相手が話しづらくなります。肯定的な態度で聞きましょう。
聞く能力が高いと、相手が話しやすくなって思わず自分のプライベートな部分までしゃべってくれたり、本当は話すつもりの無いような奥深くまでしゃべってくれることがあります。営業などではこの「聞く能力」を最大限に発揮して、相手がこの営業マンと話していて楽しい・気持ちが良いと思える状況を作ると強いそうです。営業以外の私のような事務職でも、聞く能力が高ければ上司の意図している質問に的確に回答できたり、部下からの相談事にも的を射たアドバイスができます。
よく人の話を聞き、それに対して的を射た言葉を返すことで、「この人なら自分の伝えたいことをきちんと理解してくれる」という安心感が周囲に生まれます。その結果、非常に仕事がしやすくなります。
聞く力があると、職種にかかわらず、幅広く良好な人間関係を築くことができます。
話す能力
聞く力があっても、それに対して自分の意見や回答を返答するときに、きちんと話せなければ会話は成立しません。トンチンカンな的外れな返事では、周囲から信頼も得られません。ビジネスをおこなう上での話す能力は「自分の考えを論理的に的確に、相手に伝える」ということです。
話し上手な人は、相手を楽しませてくれます。営業であろうと事務職であろうと、人との関わりは楽しいものであるべきです。もちろん「時・場所・人」をわきまえなければなりませんが、話す能力が高い人は、相手が聞いていて楽しい・興味が湧く・もっと聞きたいと思えるような話し方をしてくれます。
当たり前の話ですが、聞く力があっても、聞きっぱなしでは意味がありません。会話はキャッチボールですので、相手の話をよく聞き、理解した上で自分の意見を伝える。その繰り返しで会話のキャッチボールが成立しますし、自分がしっかりとその能力を持っていれば、相手が少々聞く・話す能力がなくても円滑に仕事が進みます。
ペースを合わせる

ビジネスにおける心理学的要素になるのですが、コミュニケーションでは「ペーシング」という技術があります。これは相手の声の大きさ、声の高さ、調子などを察知して、自分も相手のペースに合わせて喋るという方法です。相手がゆったり話す人ならゆったりと、相手がせっかちならこちらもスピーディーに、相手が豪快な話し方なら自分もいつもより豪快に笑ったり話したりする、相手が繊細な話し方であれば自分もいつもより細かい部分に気を配って話す・・・などと相手に調子を合わせることで、相手が親近感を持ってくれて、結果、信頼につながります。

適度なアイコンタクト
アイコンタクトが全く無いと相手は不安になります。反対にアイコンタクトしたままでは、相手が目を外せなくなったり、一息つきづらいことなどから、喋りにくくなってしまいます。人によってはずっとアイコンタクトをされていると「睨まれているのかな」と思う人もいるそうです。アイコンタクトは難しいのですが、空気を感じながら、目線を外してうなずいてみたり、目線を合わせながら相づちをうってみたり、適度に行うことで良好なコミュニケーションがとれます。

課題遂行能力

ビジネススキルにおける課題遂行能力とは「情報収集力」、「分析力」、「問題意識力」、「課題遂行力」、「戦略力」、「企画力」、「提案力」などさまざまな能力があります。おそらく職種によって、どの力が一番必要になるかが違ってくると思いますが、少なくとも今挙げた中の「情報収集力」、「分析力」、「問題意識力」、「課題遂行力」の4つはどの職種、どんな部署であっても必要になると思いますので、簡単に説明していきます。

情報収集力
私のような秘書業務はこの情報収集力も非常に大切です。仕事に必要な情報についてあらゆる経路から情報収集します。このときに必要なのがコミュニケーション能力・人脈です。自分でインターネットや資料から情報を集めるほかに、知識をもっていそうな人に教えてもらったりすることもあります。人に聞く際、日ごろから円満な人間関係を築いていなければ、なかなか良い情報を得ることはできません。日ごろは傲慢な態度なのに、教えて欲しいときだけ急に腰が低くなる人、いませんか?そんな人にはあまり大切な情報を教えたくないものですよね(^^;)
分析力
そしてある程度情報が集まったら、今度は分析です。せっかく情報が集まってもそれらを仕事に役立てられる人とそうでない人がいます。その違いは「情報の読み方の差」にあるんです。ビジネスデータを受け身でなく自分の考えできちんと理解して、せっかく集めた情報を役立てるには、「着眼点」「読解力」が大切です。鋭く解釈ができるようになると、そこにある情報から更に発展して思わぬ嬉しい情報を入手することもできます。
問題意識力
自分が任せられている仕事を、単純にこなしていくだけでは仕事力は上がりませんし、いつまでたっても仕事ができるようにはなりません。「問題意識」とはちょっとしたことに「なぜ?」といちいち思うことです。ただし、好奇心ともまた違います。ビジネスにおける「なぜ?」は言ってみたら、自分や会社の欠点を見つけ出そうとする“少しヘソ曲がりな作業”です。人がなにも思わない部分に着眼して「なぜ?」と思うことで、それに対して問題解決しようとします。解決する必要がなければそのままで良いですが、もしかしたら思わぬ問題が潜んでいて、早めに解決できる可能性もあります。
問題意識力は「基本の考えをしっかり持つこと」必要です。「問題が起こる状況=基本から外れている状況」です。そのとき、基本の感覚をきちんと備えていると、基本から外れている状況を「おかしい」と瞬時に感じられるのです。
問題意識力は「自覚」の違いでも差が出ます。自分に任されている大切な業務という「自覚」を持つことで、“問題点は誰かが解決してくれる・誰かが見つけてくれる”のではなく、自分が率先して問題を解決しようという意識になります。
課題遂行力
実際に仕事を進めていく時の流れを考えてみてください。ほとんどの場合、はじめに仕事で必要な情報を入手して、それからその情報をもとに、まず目標を設定します。その次にその目標を達成するための方法や、それに必要な時間やお金などの量を調べます。更に、それらの要素を整理して組み立てて、実際に実行に移すための計画を立てるでしょう。最後に、その計画をもとに実際の活動を進めていきます。たとえ馴れた仕事であっても、私たちは無意識に何らかの計画を自分の頭のなかに持っています。優れた営業担当者は、仕事のスケジュールを組み立て、それをもとに行動しながら、新しい情報が入るごとに臨機応変に対応して高い成果をあげています。課題遂行能力とは「多様な情報をもとに仕事の段取りを組み立てて進めるスキル」です。

ビジネススキルの学び方

ビジネススキルの学び方は実にさまざまです。それぞれの学び方と、それらの特徴について解説していきたいと思います。

ビジネススクールに通って学ぶ
ビジネススクールの多くは2年制が一般的ですが、週末や夜間コースがあったり、パートをしている人向けの時間帯もあります。ビジネス街にキャンパスを設けているスクールもあったりして、いろいろな形態があるようです。ビジネススクールにはそれぞれ特徴があり、ケーススタディを重要視するスクールや、理論や知識を重要視するスクールなど教育方針もそれぞれ違います。スクールによって在籍中に得られる知識や体験が異なるので、その後、自分がどうなりたいのかをしっかり決めてからビジネススクールを選んだほうが良さそうです。
通信講座で学ぶ
今は資格取得の通信講座ブームといっても良いのではないでしょうか!?さまざまな会社が通信講座を提供していますよね。しかも結構な広告費をかけて、有名女優や有名俳優をテレビCMで起用したりしていますよね。それだけ、儲かってるんだろうな・・・って思うんですよね~(笑)そして、儲かるということは、多くの人が通信講座で資格取得を目指しているということなのでしょう。通信教育のよいところは、わざわざスクールへ出向かなくてもよいこと、自分のペースで進められること、教材・時間・場所があれば、いつでもどこでも学ぶことができるなどではないでしょうか。しかも最近の通信講座は、サポートが手厚いのも魅力です。例えば、自分の学習について相談できるサポートセンターのようなものが設置されていたりします。また通信講座のデメリットをなるべく補えるように努力しているようなので、けっこう使い勝手が良いと聞きました。今は通信講座の戦国時代なんです。客取り合戦で、サポート体制を整えたりして、他社と差別化しないと入会してくれないですからね。
ネット通信講座で学ぶ(e-ラーニング、m-ラーニング)
通信講座の中でもさらに種類分けすると、今までどおり教材を使って学ぶ通信講座と、ネットで画面に出てくる教材を使って学ぶ通信講座があるんです。ネットの通信講座はe-ラーニング(パソコンで学習するもの)や、m-ラーニング(モバイルで学習するもの)があります。ネットの教材は、静止画だったり動画だったりと、紙でできた教材ではできなかったことも実現しています。動画の教材があれば、ビジネススキルを学ぶ上でも非常に有効的ですよ。ネットの通信講座の良いところは、スクールのように決まった曜日・時間にわざわざ所定の場所へ行く必要がないことや、自分のペースで勉強できること、ネットがつながる環境であれば、場所を選ばずに学べることなどです。しかし逆に、スクールのように、登校したら勉強せざるを得ない状況ではなく、あくまで自己管理の下で学習するので学習意欲がなくなることも多いそうです(^^;)>
ビジネスセミナー講義に参加する
自分が聞きたいビジネススキルの話をしてくれるセミナーなんかに参加するのも軽い感じでいいかもしれないですよね。スクールに通ったり、通信講座を受けるまでもない場合は、セミナーなんかでさらっと話をきくだけでも勉強になりそうです。ビジネスセミナーには自己啓発系の講義が多いんだそう。無料のビジネスセミナーもあれば、有料のビジネスセミナーもあるそうです。やっぱり無料と有料では内容の濃さや、役立ち度がちがうのか!?と思って少し調べてみました。
有料セミナー
有料のビジネスセミナーには、セミナーによって金額も様々ですし、内容も様々なようです。基本的には若い人向けのビジネスセミナーは安く、年配の役職が付いているようなクラスのセミナーは高い、といった分け方もできます。有料セミナーで多いのは、会社が申し込んで社員教育として受けさせるということです。なので有料とはいえ、その受講料は個人負担ではなく会社負担だったりします。
無料セミナー
無料って惹かれますよね。無料だからとりあえず行ってみるか。などと軽いノリで参加すると、単に個人情報を提供しただけの悲しい結末になってしまいます。無料セミナーの目的は個人情報を入手して、電話・メール・郵便物などで勧誘することです。無料にすれば参加者も増えるので、それだけ入手できる個人情報量も増えるという仕組みです・・・。全部が全部、そういったビジネスセミナーではないと思いますが、無料であっても有料であっても、きちんと内容やセミナー会社を確認して参加するようにしましょう。
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